Inhoudsopgave
Advertenties
U kunt oproepen op verschillende manieren beantwoorden:
•
Druk op Antwoord om oproepen in volgorde van binnenkomst
of lijnprioriteit te beantwoorden, of om eerst de Hernieuwde
oproepen te beantwoorden
of
•
Druk op de bijbehorende functietoets om een oproep selectief
te beantwoorden
of
•
Selecteer een oproep in het venster Inkomende oproepen
of
•
Druk op Ophalen en voer het ID-nummer van de oproep in.
Opmerking: U kunt een nieuw gesprek pas beantwoorden als het
gesprek waarmee u bezig bent wordt doorgeschakeld, de verbinding
wordt verbroken of als het gesprek in de wacht wordt gezet.
Gesprekken beantwoorden op volgorde van binnenkomst of
lijnprioriteit
De toets Antwoord werkt volgens een bepaalde volgorde:
hernieuwde oproepen worden als eerste beantwoord, gevolgd door
de andere gesprekken in volgorde van binnenkomst of lijnprioriteit.
Als u antwoordprioriteit hebt toegewezen, beantwoordt de toets
Antwoord eerst de gesprekken op lijnen met hoge prioriteit en dan
de gesprekken op lijnen met lage prioriteit.
Opmerking: Om aan gesprekken een prioriteit toe te wijzen op basis
van het telefoonnummer dat de bellers kiezen om de console te
bereiken, raadpleegt u pagina 35.
Een oproep beantwoorden met de toets Antwoord
1. Zorg ervoor dat de gebieden Bron en Bestemming beide leeg zijn.
2. Druk op Antwoord
Informatie over het gesprek, zoals de trunknaam en het nummer
voor een extern gesprek of de naam van de beller en het
toestelnummer voor een intern gesprek worden weergegeven
onder Bron.
16
♦
Basisprincipes voor het afhandelen van gesprekken
Informatie over de functietoetsen voor het beantwoorden
van gesprekken
De functietoetsen voor het beantwoorden van gesprekken worden
toegewezen door uw communicatieafdeling, zodat deze aansluiten bij het
type gesprekken dat uw bedrijf ontvangt.
Vraag de communicatieafdeling welke gesprekstypen als eerste moeten
worden beantwoord.
De meest linkse functietoets is gereserveerd voor hernieuwde oproepen (zie
Hernieuwde oproepen beantwoorden op pagina 35), maar de overige
functietoetsen kunt u op verschillende manieren programmeren. U hebt
bijvoorbeeld mogelijk functietoetsen met de volgende labels:
•
[Kies 0] en [Extern] om aan te geven of het om een interne of externe
oproep gaat; of
•
[WATS] of [TIE] om te zien op welk type trunk het gesprek is
binnengekomen; of
•
de naam van de afdeling (bijvoorbeeld [Verkoop]) die aan de trunk is
toegewezen.
Gebruik de functietoetsen als u een gesprek wilt beantwoorden.
Als u bijvoorbeeld merkt dat het om een extern gesprek gaat, verwacht uw
bedrijf mogelijk dat u de oproep beantwoordt met een andere begroeting dan
de begroeting die u gebruikt voor interne gesprekken of hernieuwde
gesprekken. Gebruik het formulier op pagina 63 om de voorkeursbegroeting
van uw bedrijf te noteren.
U kunt ook de informatie in het venster Inkomende oproepen gebruiken als u
een inkomende oproep wilt beantwoorden. Zie pagina 17 voor meer
informatie over het beantwoorden van gesprekken met behulp van het
venster Inkomende oproepen.
Advertenties
Inhoudsopgave
