Pagina 5
VMRB+ - Voicemail terugbellen aan ....................58 WUTim - Wrap-up-tijd instellen door gebruiker..................58 Systeemfuncties......................... 59 Inleiding ..............................59 Bellen................................ 59 Gesprekken beantwoorden ........................59 Wachtend gesprek............................ 60 Gesprek doorschakelen..........................60 Gesprekken omleiden..........................61 Pagina v - Inhoud IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding...
Pagina 6
Gegevens invoeren ..........................67 Beheer en probleemoplossing ....................68 Overzicht ..............................68 Testen van de lampen en het display van de telefoon ................68 Problemen oplossen ..........................69 Index ............................71 IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding Pagina vi 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
De 5620-telefoon Overzicht van de 5620 In deze handleiding wordt het gebruik van de Avaya 5620-telefoon, in toetsen- en lampmodus, met het Avaya IP Office-telefoonsysteem met Level 3.0 software besproken. Hieronder worden schematisch de belangrijkste telefoonfuncties van de 5620-telefoon besproken.
Pagina 8
Deze toetsen komen overeen met de tekstprompts op het display die er vlak boven staan. 5620 Gebruikershandleiding De 5620-telefoon - Pagina8 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005) Overzicht van de 5620...
Standaard bevat de eerste pagina van het hoofdscherm drie toetsen die zijn ingesteld als 'gespreks-'knoppen. Deze laten zien dat de 5620 een telefoon is met meervoudige lijnen die worden aangeduid met a=,b= and c=. Aan de overige 21 Functietoetsen kunnen door uw systeembeheerder systeemfuncties worden toegewezen die specifiek van toepassing zijn op uw behoeften (zie Functietoetsen).
Zie de Inleiding tot de systeemfuncties voor meer informatie over de systeemfuncties waartoe u zelf altijd toegang hebt door het bellen van functiecodes, bijv. *17 om uw VoiceMail-berichten af te luisteren. 5620 Gebruikershandleiding De 5620-telefoon - Pagina10 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005) Gesprekstoetspictogrammen Pictogrammen...
1. De handset op het toestel leggen 2. Druk op Drop. U hoort de kiestoon, tenzij u in 'call center-modus' werkt, dan hoort u niets. Pagina 11 - Binnenkomend gesprek beantwoorden IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding Basisfuncties voor het beheren van gesprekken...
5620 Gebruikershandleiding Koptelefoon aan Als u met de 5620 een koptelefoon gebruikt, dan moet deze verbonden zijn met de koptelefoonaansluiting aan de onderzijde van de 5620-telefoon. Druk op Koptelefoon om de koptelefoon te activeren en de handset uit te schakelen. Het lampje naast de knop brandt als de koptelefoon geactiveerd is.
2. De andere partij kan u niet horen. De indicator naast de Mute-knop brandt als de Mute-functie actief is. 3. Om het gesprek weer te herstellen, drukt u nogmaals op Mute. Pagina 13 - Basisfuncties voor het beheren van gesprekken 5620 Gebruikershandleiding Luidspreker 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
2. Het gesprek is nu actief. Snelkiezen Met de functie Verkort kiezen kunt u de 5620-telefoon automatisch nummers laten bellen die in uw persoonlijke telefoonboek staan (maximaal 104). Zie Verkort kiesnummer bellen. Bellen naar een nummer in het persoonlijke telefoonboek met behulp van de Verkort kiezen- functie 1.
9. Het gesprek wordt doorgestuurd naar het toestel of het nummer dat u hebt gebeld. Een twee seconden durend bericht op het display geeft aan dat het doorverbinden is voltooid. 10. Leg de handset neer. Pagina 15 - Basisfuncties voor het beheren van gesprekken 5620 Gebruikershandleiding Doorverbinden 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding Conferentie Het aantal beschikbare conferenties is afhankelijk van het op uw systeem geïnstalleerde IP Office- systeem. Een partij toevoegen aan een gesprek 1. Bel de eerste partij en druk op Conferentie. 2. De tekst op de display voor deze lijn verandert in een witte tekst met een donkergrijze achtergrond.
Verkorte kiesnummers Overzicht verkorte kiesnummers De 5620 kan maximaal 108 persoonlijke verkorte kiesnummers opslaan, die u kunt gebruiken door SpDial op het display te kiezen. • De verkorte kiesnummers zijn alfabetisch opgeslagen. • Door op de toets naast een naam te drukken, wordt het onder die naam opgeslagen verkorte kiesnummer gebeld.
5620 Gebruikershandleiding Het telefoonboek met verkorte kiesnummers openen/Een verkort kiesnummer bellen). U kunt het telefoonboek voor verkorte kiesnummers gebruiken om een gesprek tot stand te brengen met de handset op of los van het basisstation. 1. Druk op SpDial om het telefoonboek met verkorte kiesnummers weer te geven.
Backspace - Verwijdert het teken links van de cursor. • Apostrof - Voegt een apostrof-teken (') in. • Komma - Voegt een komma (,) in. • Spatie - Voegt een spatie in. Pagina 19 - Verkorte kiesnummers 5620 Gebruikershandleiding Nieuw verkort kiesnummer toevoegen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
Gespreksrapport gebruiken Overzicht gespreksrapport De 5620 houdt een gespreksrapport bij, waar u toegang toe hebt door Log op het display te selecteren. Het gespreksrapport houdt een log bij van alle gemiste gesprekken, uitgaande gesprekken en inkomende gesprekken die zijn beantwoord. Elk van deze gespreksrapporten bevat de 30 meest recente gesprekken in een van de categorieën.
5620 Gebruikershandleiding Toegang tot de gespreksrapporten 1. Druk op de toets onder Log. • Als Log niet wordt weergegeven, kan het zijn dat u op Telefoon afsluiten moet drukken om de huidige schermfunctie af te sluiten. 2. Het gespreksrapport opent altijd in het rapport Gemiste gesprekken.
Wissen om de vermeldingen in het gespreksrapport te wissen. Druk op Annuleren om terug te gaan naar het gespreksrapport zonder de vermeldingen te wissen. Gespreksrapporten afsluiten 1. Druk op Telefoon afsluiten. Pagina 23 - Gespreksrapport gebruiken 5620 Gebruikershandleiding Bellen vanuit het gespreksrapport 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
Opties persoonlijk belpatroon De 5620 IP telefoon heeft 8 verschillende belpatronen. U kunt via de optie Persoonlijk belpatroon het door u gewenste patroon horen en selecteren. Selecteer deze optie uit het hoofdscherm Opties, door op de telefoonknop Opties te drukken.
De schermen met de status overige bieden extra informatie over uw telefoon en de verbindingen ervan. Contrast Control De eerste keer dat u de telefoon gebruikt, is het contrast van het displaygebied van de 5620 IP Telefoon ingesteld op een niveau in het midden. Wilt u dit aanpassen aan uw werkomgeving en verlichting, dan zijn er 15 contrastniveaus beschikbaar.
(#). 3. Uw telefoon is nu klaar voor gebruik. Pagina 27 - De 5620-opties wijzigen 5620 Gebruikershandleiding De 5620 IP telefoon uitloggen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
Vanwege de technische aard van deze functie, wordt aangeraden dat u eerst met de systeembeheerder overlegt, alvorens wijzigingen in de configuratie aan te brengen. Functieknop van labels voorzien Deze actie wordt niet ondersteund door de 5620 IP Telefoon op het Avaya IP Office System. 5620 Gebruikershandleiding De 5620-opties wijzigen - Pagina28 40DHB0002NLEP –...
De 5620-opties wijzigen Taalselectie weergeven Niet-Engelstalige sprekers kunnen de weergegeven taal van de gebruikersinterface op de 5620 IP telefoon wijzigen. De taalselectiefunctie is toegankelijk via de knop Opties. De taalopties zijn: • Engels (de standaardtaal op de display) • Français •...
Nummerherhaling De functie Nummerherhaling (of Laatst gebelde nummer) kiest automatisch het laatste door u gebelde toestel- of externe nummer (tot maximaal 24 cijfers). De 5620 kan maximaal de 10 laatst gebelde nummers opslaan. Opmerking: Als u hetzelfde nummer tweemaal achter elkaar belt, verschijnt het nummer slechts eenmaal in de nummerherhalingslijst.
Opslaan.(Om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren.) 3. Na het opslaan of annuleren wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven. Pagina 31 - De 5620-opties wijzigen 5620 Gebruikershandleiding Applicatieopties 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
Het display naast de toetsen geeft de functienaam weer. Een aantal van deze functies is een standaardfunctie en wordt ondersteund door alle 5620-telefoons (zoals bijv. de sneltoetsen SpDial, Log, Optie en Label) en deze zijn altijd beschikbaar. Er zijn systeemfuncties die alleen door de systeembeheerder geprogrammeerd kunnen worden op uw functietoetsen.
5620 Gebruikershandleiding Programmeren van functietoetsen Als een van de toetsen op het telefoontoestel een geprogrammeerde Admin of Admin 1 functie heeft, kunt u verdere functies programmeren op de overige functietoetsen. Zowel Admin als Admin1 zijn door uw systeembeheerder toegewezen aan uw functietoetsen, en deze worden weergegeven op een...
Pagina 35
Zie respectievelijk Modus voor afgekort programmeren en Modus voor volledig programmeren. Admin1: De programmeerbare functies die beschikbaar zijn via een Admin1-toets. Naam Omschrijving Wisselt Gegevens Parkeren Parkeren Gebruiker Gebruiker Groep Groep Nummer Kiezen Knipperend Hook Flash Pagina 35 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Programmeren van functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding Modus voor afgekort programmeren 1. Druk op Admin of Admin 1. Zie Programmeren van displaytoetsen. 2. Het Admin of Admin1-menu verschijnt als volgt: Admin Pagina's Met uitzondering van Expl1?, zijn de weergegeven namen ook de functies die u aan sneltoetsen kunt toewijzen.
• Druk op Delete om de bestaande functie te verwijderen en de zojuist geprogrammeerde functie te vergeten. Pagina 37 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Modus voor volledig programmeren 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
De functies met een (!) of een (#) kunnen door de gebruiker van de 5620-telefoon worden geprogrammeerd. Om dit te kunnen programmeren is het nodig dat de telefoon reeds een sneltoetstoewijzing heeft naar de Admin (voor de ! functie) en/of Admin1 (voor de # functies).
Voor het programmeren van deze functie hoeven geen gegevens te worden ingevoerd. Het is echter wel gebruikelijk om tekst zoals a=, b= enz. toe te voegen voor de afzonderlijke gespreksknoppen. Pagina 39 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding AutCB - Automatisch terugbellen (!) Met deze functie wordt Terugbellen wanneer vrij ingesteld op een bezet toestel en wanneer een niet beantwoord toestel weer wordt gebruikt. Voor het programmeren van deze functie hoeven geen gegevens te worden ingevoerd. Deze functie kan door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd met behulp van een Admin-toets.
Conf+ te drukken, worden het toestel en alle gesprekken naar dit toestel in de wacht gezet voor een conferentie. Deze functie kan niet worden geactiveerd als het toestel in gesprek is. Pagina 41 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding CPark - Gesprek parkeren (!) Parkeer het huidige gesprek. Deze functie kan met of zonder gegevens worden geprogrammeerd. Deze functie kan door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd met behulp van de Admin-toets. Indien deze functie met gegevens wordt geprogrammeerd, wordt het ingevoerde nummer naast de CPark-toets weergegeven en wordt het nummer toegewezen aan het geparkeerde gesprek.
DNDOn te drukken, wordt de status niet storen van dit toestel ingeschakeld. Indien ingeschakeld, wordt DNDOn weergegeven met een symbool en is op het display ook een N te zien (Geen gesprekken). Pagina 43 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
Drop voornamelijk wordt gebruikt door callcenters waar de gebruikers een koptelefoon hebben. DTone - Secundaire kiestoon Retourneert de secundaire kiestoon naar de gebruiker. Deze functie wordt momenteel niet door de 5620-telefoon ondersteund. 5620 Gebruikershandleiding Functietoetsen - Pagina44 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
FwBOn te drukken, wordt de status doorschakelnummer bij bezet ingeschakeld. Wanneer dit is ingeschakeld, wordt FwBOn met een -symbool aangegeven. Indien ingeschakeld, worden gesprekken doorgeschakeld naar het bij het toestel behorende doorschakelnummer bij bezet. Pagina 45 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding FwdH- - Doorschakelen huntgroepgesprekken uit Schakelt het toestel voor onvoorwaardelijk doorschakelen uit. Voor het programmeren van deze functie hoeven geen gegevens te worden ingevoerd. Deze functie kan niet door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd. Door op FwdH- te drukken, wordt het gebruik van doorschakelen huntgroepgesprekken uitgeschakeld.
Indien ingeschakeld, wordt HdSet weergegeven tegen een donkere achtergrond. Er is geen verbinding tussen een geprogrammeerde HdSet-toets en de HEADSET-toets van de telefoon. Pagina 47 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding Here+ - Follow me hierheen Schakelt gesprekken van het doeltoestel door naar dit toestel. Voor het programmeren van deze functie moet het oorspronkelijke nummer van het doeltoestel worden ingevoerd. Het toestelnummer wordt dan weergegeven naast Here+. Deze functie kan niet door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd.
Hold ondersteund als de centrale een Q.931-faciliteit heeft voor het plaatsen van gesprekken in de wachtstand. Dit is niet hetzelfde als de plaatselijke wachtstand die door het telefoonsysteem wordt geboden. Pagina 49 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
ICSeq - Interne belritme instellen Stelt het belpatroon (ritme) in dat wordt gebruikt voor interne gesprekken. Deze functie wordt momenteel niet door de 5620-telefoon ondersteund. IDial - Intercom kiezen Is hetzelfde als IAuto - Automatic Intercom. Deze functie kan niet door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd.
Login - Login toestel Meldt de huidige gebruiker aan bij het toestel. Deze functie wordt momenteel niet door de 5620-telefoon ondersteund. Logof - Logout toestel Meldt de huidige gebruiker af bij het toestel. Voor het programmeren van deze functie hoeven geen gegevens te worden ingevoerd. Deze functie kan niet door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd.
5620 Gebruikershandleiding Page - Oproepen Oproepen van het gespecificeerde doeltoestel of de groep. Op het doeltoestel moet hands-free spreken mogelijk zijn. Voor het programmeren van deze functie moet het toestel- of groepsnummer worden ingevoerd. Het nummer wordt dan weergegeven naast Oproepen.
Queue te drukken, wordt het gesprek in de wachtrij van het doeltoestel geplaatst. Als het doeltoestel vrij komt, gaat het onmiddellijk over. Als het doeltoestel in gesprek is, gaat het over zodra het toestel vrij komt. Pagina 53 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
RBSeq - Belritme terugbellen instellen Stelt het belpatroon (ritme) in dat wordt gebruikt voor voicemail en terugbellen. Deze functie wordt momenteel niet door de 5620-telefoon ondersteund. Recor - Gesprek opnemen Neemt het huidige gesprek op van het gespecificeerde doeltoestel.
Admin toets. De geprogrammeerde RngOf-toets schakelt het belsignaal van de telefoon aan/uit. Indien uitgeschakeld, wordt RngOf met het symbool aangegeven. Pagina 55 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding Rtriv - Gesprek terugnemen Een gesprek dat eerder in de wachtstand is gezet, terugnemen in een gespecificeerd ISDN-slot van het besturingssysteem. Deze functie wordt alleen ondersteund als het besturingssysteem een Q.931- faciliteit heeft voor het plaatsen van gesprekken in de wachtstand. Deze functie wordt niet ondersteund in de VS.
Deze functie kan niet door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd. VMCol toets wordt weergegeven, gevolgd door de naam van de mailbox. Pagina 57 - Functietoetsen 5620 Gebruikershandleiding Functies van de functietoetsen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding VMOff - Voicemail uit Schakelt de voicemail van dit toestel uit. Voor het programmeren van deze functie hoeven geen gegevens te worden ingevoerd. Deze functie kan niet door de gebruiker via de telefoon worden geprogrammeerd. VMOff toets schakelt de voicemail van dit toetstel uit.
*32*201# om het gesprek naar een bepaald toestel te beantwoorden, in dit voorbeeld 201. Opmerking: Wanneer uw toestel langer dan een bepaalde opgegeven periode overgaat (standaard 15 seconden), treedt indien u dat hebt geactiveerd een omleidingsfunctie in werking (bijvoorbeeld Voicemail of Gesprek doorschakelen). Pagina 59 - Inleiding IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding Systeemfuncties...
5620 Gebruikershandleiding Wachtend gesprek Als er een ander gesprek binnenkomt terwijl u in gesprek bent, hoort u een toon voor Wachtend gesprek. Als u de toon voor een wachtend gesprek hoort, kunt u uw huidige gesprek beëindigen of de beller in de wachtstand plaatsen.
Gebruik *11*N# om een nummer uit de uitzonderingenlijst te verwijderen. Opmerking: Bellers krijgen, op de uitzonderingen na, de bezettoon te horen of worden omgeleid naar uw Voicemail. Pagina 61 - Systeemfuncties 5620 Gebruikershandleiding Gesprekken omleiden 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
5620 Gebruikershandleiding Voicemail Niet alle systemen ondersteunen Voicemail en niet op alle systemen is Voicemail geïnstalleerd. • Als u Voicemail wilt inschakelen, kiest u *18. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *19. • Als u uw Voicemail wilt ophalen, gebruikt u de code *17.
Leden gesprekken aannemen Schakelen tussen gesprekken *57*N# Doorschakelnummer bij bezet Willekeurig gesprek opnemen *70*N# Bel fysiek toestel volgens nummer Gesprek groep opnemen *71*N# Bel fysiek toestel volgens ID Pagina 63 - Systeemfuncties 5620 Gebruikershandleiding Standaardcodes voor functies 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
Als de WAP-webpagina gebruik maakt van WML-functies die niet worden ondersteund door de 5620, dan worden deze functies ook niet weergegeven. Als de WAP-webpagina gebruik maakt van functies die niet door de 5620 worden herkend als geldige WML 1.2, dan geeft de 5620 het volgende weer: Geen geldige WML-pagina.
Besturingselementen webnavigatie Nadat u op Web hebt gedrukt op uw display om toegang te krijgen tot uw standaard WAP-website, geeft de 5620 een aantal besturingselementen weer voor webnavigatie. • Pictogramknoppen voor navigatie: Deze worden aan de rechterzijde van het webdisplay weergegeven. Let op dat deze pictogrammen vergrijsd worden weergegeven als zij niet beschikbaar zijn.
5. Als u klaar bent met het invoeren van uw tekst, drukt u op GEREED . 6. U kunt terugkeren naar tekstinvoer door nogmaals op de linkertoets naast het [ ] tekstinvoerveld te drukken. Pagina 67 - Webbrowsen 5620 Gebruikershandleiding Gegevens invoeren 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
• Applicatiespecifieke probleemoplossing; in dit overzicht worden de problemen beschreven met de oplossingen die specifiek zijn voor een 5620-applicatie (Telefoon, Verkort kiezen, Gespreksrapport, of Webtoegang). • Het opnieuw instellen van uw telefoon of de stroomtoevoer onderbreken, als het probleem niet kan worden opgelost met de Basisprobleemoplossing.
U kunt geen vermelding toevoegen aan de Verkorte kiesnummerlijst: U hebt 108 Verkorte kiesnummers, het toegestane maximum. U moet eerst ten minste één vermelding verwijderen voordat u een nieuw nummer kunt toevoegen. Pagina 69 - Beheer en probleemoplossing 5620 Gebruikershandleiding Problemen oplossen 40DHB0002NLEP – Uitgave 1 (29.4.2005)
Pagina 70
5620 Gebruikershandleiding TOEPASSING GESPREKSRAPPORT: • U kunt niet naar buiten bellen nadat u een gespreksrapportvermelding hebt geselecteerd: Controleer of alle gespreksknoppen (inkomende/uitgaande lijnen) niet reeds in gebruik zijn. Als alle lijnen bezet zijn, wacht totdat er een lijn beschikbaar komt en bel vervolgens.
Pagina 79
™ Alle handelsmerken die worden aangeduid met het teken ® of zijn respectievelijk gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve houders. Dit document bevat informatie welke het eigendom van Avaya is.