BELGACOM Forum 500 Gebruiksaanwijzing pagina 40
Verberg thumbnails
Zie ook voor Forum 500:
- Gebruiksaanwijzing (184 pagina's) ,
- Gebruiksaanwijzing (124 pagina's) ,
- Gebruiksaanwijzing (160 pagina's)
Inhoudsopgave
Advertenties
38
Verbindingsgegevens van de gasten archiveren
Exporteer regelmatig de opgeslagen verbindingsgegevens (bv.
maandelijks) en bewaar deze in afzonderlijke bestanden. Voor
het exporteren van de gegevens gebruikt u het programma
Forum Count.
Bij de export kan u het tabellenformaat *.csv (Comma
Separated Value) gebruiken, of het archiefformaat *.zip
gebruiken om de gegevens in gecomprimeerde vorm te
bewaren. Meer informatie vindt u in de handleiding
"Forum Count" in het hoofdstuk "Verbindingsgegevens
exporteren".
Facturen in PDF-formaat afdrukken en archiveren
Elke telefoonfactuur die u voor een gast opmaakt, archiveert u het
best onmiddellijk. Daarvoor kan u op de PC's die aan de receptie
worden gebruikt bv. een PDF-printerstuurprogramma installeren
(bv. Adobe Acrobat Writer
een factuur eerst als PDF-bestand wordt opgeslagen. Dit PDF-
bestand kan vervolgens worden afgedrukt (eenmaal voor de gast
en eenmaal voor de boekhouding).
Gegevensbescherming
Neem bij het verwerken en beheren van de verbindingsgegevens
de geldende richtlijnen m.b.t. de gegevensbescherming in acht!
Daarvoor is het o.a. belangrijk dat de telefoonnummers van de
gesprekspartners die de gast heeft opgebeld bij het opslaan ten
minste gedeeltelijk worden onderdrukt. In de configuratie van de
gebruikersgroep "Hotelgast" kan u hiervoor het Aantal onder-
drukte cijfers instellen. Met deze instelling bepaalt u hoeveel cij-
fers niet worden opgeslagen voor verdere evaluatie. Voorbeeld:
bij de waarde "3" worden de laatste drie cijfers van een extern
telefoonnummer onderdrukt, i.p.v. "4711555" wordt dus slechts
"4711***" opgeslagen. Deze instelling is van toepassing op alle
externe nummers waarmee de gebruiker heeft getelefoneerd (zelf
gekozen nummers en nummers van inkomende oproepen). Deze
instelling wordt ook in acht genomen bij het afdrukken van de
telefoonfactuur voor de gast.
Configuratie en administratie
TM
of Adobe Acrobat Distiller
TM
), zodat
Advertenties
Inhoudsopgave
